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Quelle: Rat für nachhaltige Entwicklung

Dokumentation der Maßnahmen für ein nachhaltiges Veranstaltungsmanagement der Jahreskonferenz des RNE 2016

Auf dieser Seite sind alle Maßnahmen, die im Rahmen des nachhaltigen Veranstaltungsmanagements realisiert wurden, zusammengefasst.

Alle Maßnahmen basieren auf den Empfehlungen des „Leitfadens für die nachhaltige Organisation von Veranstaltungen“ des Umweltbundesamtes (UBA) und des Bundesministeriums für Umwelt, Naturschutz, Bau und Reaktorsicherheit (BMUB). Zudem haben wir die green score card herangezogen, um unsere bisherigen Maßnahmen zum einen noch einmal auf den Prüfstand zu stellen und zum anderen alle Maßnahmen bewerten zu können. Um diesen Schritt gehen zu können, haben wir uns intensiv gemeinsam mit allen Drittdienstleistern, wie beispielsweise dem WECC – Westhafen Event & Convention Center, dem Caterer des WECC, dem Technikanbieter und den Hotels zur möglichen Umsetzung der Einzelmaßnahmen auseinandergesetzt.

Download der Präsentation „Nachhaltiges Veranstaltungsmanagement“ (PDF, 2,3 MB)

Mobilität

• Anreise mit dem Veranstaltungsticket »Umwelt Plus« der Deutschen Bahn
• Verkehrsgünstige Lage der Hotels mit guter Anbindung an das ÖPNV-Netz
• kurze Anfahrtswege – Einbindung regionaler Zulieferer/Dienstleister
• Motivierung der Teilnehmenden während des Einladungsprozesses zur Nutzung der Bahn/des öffentlichen Personennahverkehrs und Fahrrädern

Teilnahmemanagement

• Komplett elektronisches Einladungsverfahren
• Auf den Einsatz von Papier wird weitestgehend verzichtet
• Über Erinnerungsmails Reduktion der No-show-Rate von 30 auf nur noch 10% (Erfahrungen Vorjahre)

Catering

• Vegetarische, regionale und saisonale Produkte sind Bestandteil des Sortiments
• Verzicht auf exotische Speisen
• Verwendung von Leitungswasser in Karaffen
• Einsatz von Mehrweggeschirr und –Besteck und Gläsern
• Einbindung regionaler Dienstleister vor Ort, vorrangiger Bezug von Lebensmitteln in Pfandkisten
• Verzicht auf kleine Flascheneinheiten sowie auf kleine Portions- und Verpackungseinheiten
• Einsatz langlebiger und wieder verwendbarer Dekorationsmaterialien
• Transparente Mengenplanung, u.a. Abfrage der Teilnahme am Abendempfang
• Weitergabe der Speisen an die Berliner Tafel
• 500 Beste Reste Boxen
• Einsatz von Recyclingpapierprodukten im Küchenbetrieb
• Wassersparende energieeffiziente Spülmaschinen
• In diesem Jahr geben wir Speisen, die in der Küche übrig geblieben sind, an die Berliner Tafel und auch an die Unterkunft für Geflüchtete am Flughafen Tempelhof weiter. An beide Einrichtungen dürfen nur Speisen weitergeben werden, die noch nicht die Küche verlassen haben. Speisen, die am Ende einer Pause auf dem Buffett übrig geblieben sind, können Sie sich gerne in von uns bereitgestellte Beste Reste Boxen einpacken.

Werbemittel & Tagungsunterlagen

• Verzicht auf Give Aways und Werbemittel auf der Veranstaltung
• Produkte aus recycelbaren Materialen sowie von nachwachsenden Rohstoffen, Verwendung von langlebigen Produkten
• Ablehnung von Einzelverpackungen bei Lieferung von Hostessen- und Servicepersonalkleidung
• Wir setzen weiterhin auf das Recyceln der Namensbadges aus Polypropylen: Es gibt nach ausführlichen Recherchen keine Namensschilder aus FSC-Papier, die in solchen Größenordnungen wirtschaftlich und ökologisch sinnvoll sind.

WECC – Westhafen Event & Convention Center

• Umweltfreundliche Beschaffung von Mobiliar/Ausstattung mit Hinblick auf Zertifizierung durch den Blauen Engel
• Einsatz nachhaltiger Bühnentechnik und Messebausysteme
• Einsatz energiesparender Beleuchtungstechnik (LED, Stufen- bzw. Zeitschaltungen)
• Nachhaltiger Umgang mit Papier und Reinigungsmaterialien (sparsame Ausdrucke, verdünnter Einsatz von Reinigungsmitteln)
• Energieoptimierte Klima- und Heiztechnik, ausgewogener und bewusster Einsatz der Klima- und Ablufttechnik in allen Bereichen der Location
• Getrennte Abfallsammlung und -entsorgung (Wertstoffe, Glas, Papier, Restmüll, Speisereste über Biogasanlage)
• Veranstaltungsräume haben zum großen Teil ausreichendes Tageslicht
• Der Veranstaltungsort ist barrierefrei
• Ein Live Stream ermöglicht das Verfolgen der Veranstaltung für einen breiteren Interessentenkreis auch ohne Anreise

Print

• Reduzierung Papierverbrauch – durch Einsatz elektronischer Kommunikation
• Bereitstellung elektronischer Tagungsprogramme und Tagungsunterlagen
• Doppelseitiges Drucken, in s/w, Nutzung von 100% Recycling-Papier
• Nutzung von Papier aus zertifizierter Quelle (FSC, PEFC, Blauer Engel)
• Zusammenarbeit mit regionalen und nachhaltigen Druckereien
• Verzicht auf Drucklacke

Hotel-Übernachtung

• Buchung von nachhaltig zertifizierten Hotels (Green Certified, Bio Hotel, Green Key uvm.) mit sehr guter ÖPNV-Anbindung zu Bahnhöfen, Flughafen und Veranstaltungsort, um unnötige Wege zu vermeiden
• Zusammenarbeit der Hotels mit regionalen Dienstleistern (kurze Anfahrtswege)

Kommunikation

• Kommunikation der nachhaltigen Maßnahmen auf Einladung/Ticket/Programm
• Einbindung des Themas Nachhaltigkeit in die Live-Kommunikation
• Monitoring der umgesetzten nachhaltigen Maßnahmen
• Sensibilisierung der Teilnehmenden vor Ort für nachhaltiges Handeln